Automazione di Interpretazione documenti

È stato definito un percorso di adozione progressiva di tecnologie basate su Intelligenza Artificiale.

Client Situation
‍Challenge

L’organizzazione gestiva quotidianamente un elevato volume di documenti destrutturati – come ordini, fatture, richieste commerciali o operative – provenienti da fonti eterogenee (e-mail, portali, allegati, moduli PDF, scansioni).
Questi documenti, spesso diversi tra loro per formato e contenuto, venivano analizzati manualmente dagli operatori per estrarne le informazioni rilevanti e caricarle nei sistemi gestionali o nei flussi interni.
Questa modalità operativa comportava un notevole dispendio di tempo, errori di trascrizione, scarsa tracciabilità dei dati e una difficoltà crescente nello scalare i processi in modo efficace. Il bisogno principale era quello di introdurre un sistema intelligente in grado di automatizzare l’interpretazione, la validazione e la strutturazione dei dati contenuti nei documenti ricevuti.

Our Approach

È stato definito un percorso di adozione progressiva di tecnologie basate su Intelligenza Artificiale, con l’obiettivo di automatizzare il ciclo di acquisizione, interpretazione e trasformazione dei documenti destrutturati in dati pronti per l’integrazione con i sistemi aziendali.

Abbiamo portato un miglioramento della governance, con piena visibilità e controllo sui flussi documentali aziendali.

Implementazione tecnologica

La soluzione è stata progettata secondo una logica modulare e scalabile, con i seguenti elementi chiave:

· Acquisizione automatica dei documenti da più fonti (mailbox, portali, upload diretto, API…).

· Riconoscimento e classificazione delle tipologie documentali per instradare ciascun file verso il corretto flusso di trattamento.

· Estrazione intelligente dei dati mediante modelli linguistici avanzati (LLM), eventualmente affiancati da tecniche OCR o RAG (Retrieval Augmented Generation) per migliorare la precisione su documenti complessi o misti.

· Validazione assistita tramite interfaccia Web, dove l’operatore può rivedere, correggere o approvare i dati prima della loro formalizzazione.

· Generazione di output strutturati (JSON, XML, CSV, ecc.) pronti per l’integrazione nei sistemi ERP, CRM, DMS o altri applicativi aziendali.

· Orchestrazione dei processi tramite agenti AI specializzati, coordinati da un sistema centrale che supervisiona il flusso end-to-end.

Il design ha previsto fin da subito la possibilità di adattare i modelli a diversi tipi di documenti e use case futuri, garantendo un’evoluzione continua della soluzione.

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Il progetto ha dimostrato come l’utilizzo combinato di AI e automazione possa rappresentare un fattore abilitante per la trasformazione digitale della gestione documentale in qualsiasi contesto aziendale.

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Risultati significativi del progetto

Grazie a questo approccio strutturato e integrato, l’organizzazione ha conseguito benefici tangibili sia in termini operativi che strategici:

Automazione dei flussi documentali destrutturati

Con riduzione drastica delle attività manuali.

Maggiore efficienza operativa

Grazie alla standardizzazione dei dati in ingresso.

Aumento della qualità e affidabilità dei dati

Con tracciabilità completa di ogni documento trattato.

Riduzione dei tempi di caricamento e risposta

A vantaggio sia dei team interni che dei clienti e fornitori coinvolti.

Scalabilità del sistema

Su più dipartimenti o tipologie documentali, senza necessità di interventi infrastrutturali.

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Come posso usare l’AI senza rischiare sulla sicurezza dei miei dati?

Molte soluzioni AI non garantiscono protezione adeguata, ma esistono alternative pensate per le aziende, come IBM watsonx, che assicurano la privacy e la sicurezza dei dati offrendo le stesse potenzialità.

L’intelligenza artificiale è solo per le grandi aziende?

No, anche le PMI possono adottare soluzioni AI. Oggi, con gli strumenti giusti e il supporto adeguato, è possibile ottenere risultati concreti anche con investimenti contenuti. Serve solo partire con il percorso corretto.

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