Automatizzazione del Fusso degli ordini

È stato avviato un percorso strutturato per l’adozione di soluzioni di Intelligenza Artificiale per la gestione quotidiana degli ordini.

Client Situation
‍Challenge

L’organizzazione, che opera nella lavorazione dell’acciaio inossidabile, gestiva quotidianamente numerosi ordini commerciali ricevuti via e-mail. Il processo, interamente manuale, richiedeva la lettura dei messaggi, l’estrazione di dati rilevanti (come codici prodotto, quantità, descrizioni) e il successivo inserimento nei sistemi aziendali. Questa modalità, seppur consolidata, comportava un’elevata dispersione di risorse su attività a basso valore aggiunto, riducendo la capacità del team commerciale di focalizzarsi su attività strategiche come la costruzione di offerte personalizzate o l’interazione proattiva con i clienti.

L’organizzazione ha quindi identificato l’esigenza di automatizzare il flusso di gestione degli ordini per liberare tempo, migliorare la reattività e aumentare la scalabilità del processo commerciale.

Our Approach

È stato avviato un percorso strutturato per l’adozione di soluzioni di Intelligenza Artificiale, con l’obiettivo di semplificare e automatizzare l’interpretazione e la gestione delle e-mail commerciali.

Implementazione tecnologica

Dopo un’analisi dei flussi operativi e dei sistemi coinvolti, è stata sviluppata una soluzione basata su modelli linguistici avanzati in grado di:

· Interpretare automaticamente il contenuto delle e-mail commerciali.

· Estrarre e strutturare i dati rilevanti (articoli, quantità, specifiche tecniche).

· Interrogare i sistemi aziendali per ottenere informazioni su disponibilità e pricing.

· Restituire una proposta precompilata pronta all’uso, direttamente all’interno degli strumenti collaborativi già in uso dal team commerciale.

L’interfaccia è stata progettata per essere immediatamente fruibile, permettendo agli utenti di interagire con l’assistente AI all’interno del proprio ambiente di lavoro quotidiano. La soluzione è stata inoltre integrata con il sistema ERP per garantire l’allineamento dei dati e abilitare future evoluzioni.

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Risultati significativi del progetto

Grazie a questo approccio strutturato e integrato, l’organizzazione ha conseguito benefici tangibili sia in termini operativi che strategici:

Efficienza operativa

Riduzione significativa del tempo medio di gestione per ciascun ordine.

Ottimizzazione del tempo

Recupero di tempo prezioso per il team commerciale, con un conseguente aumento della produttività.

Qualità del dato

Maggiore accuratezza nella preparazione delle offerte, grazie all’eliminazione di errori manuali.

Customer experience

Miglioramento dei tempi di risposta e della personalizzazione delle offerte.

Evoluzione culturale

Il team ha potuto rifocalizzarsi su attività a maggior valore strategico.

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Quali sono i servizi di supporto on site che offrite?

Offriamo supporto on site personalizzato per aiutare le aziende a gestire e coordinare i loro progetti direttamente presso le loro sedi. Questo include assistenza nella pianificazione, monitoraggio delle attività, gestione delle risorse e risoluzione di eventuali problematiche operative.

In cosa consiste la vostra consulenza in ambito di project management?

La nostra consulenza in project management comprende l'analisi delle esigenze del cliente, la definizione di piani di progetto, la gestione delle tempistiche e dei budget, e il supporto nel coordinamento delle attività per garantire il successo del progetto.

Come posso usare l’AI senza rischiare sulla sicurezza dei miei dati?

Molte soluzioni AI non garantiscono protezione adeguata, ma esistono alternative pensate per le aziende, come IBM watsonx, che assicurano la privacy e la sicurezza dei dati offrendo le stesse potenzialità.

L’intelligenza artificiale è solo per le grandi aziende?

No, anche le PMI possono adottare soluzioni AI. Oggi, con gli strumenti giusti e il supporto adeguato, è possibile ottenere risultati concreti anche con investimenti contenuti. Serve solo partire con il percorso corretto.

Che cos’è CMS?

CMS, o Cognitive Managed Services, è il nostro approccio innovativo alla gestione dei contenuti digitali. Utilizziamo tecnologie avanzate per automatizzare i processi e migliorare l’efficienza. La nostra esperienza garantisce risultati ottimali per le infrastrutture IT.

Quali sono i vantaggi dei Cognitive Managed Services rispetto ai servizi gestiti tradizionali?

I nostri CMS integrano intelligenza artificiale e automazione avanzata per anticipare problemi, ottimizzare performance e ridurre i tempi di risoluzione. A differenza dei servizi gestiti tradizionali che sono principalmente reattivi, i nostri servizi sono proattivi e si evolvono continuamente grazie al machine learning applicato all'infrastruttura.

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